Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. Đây không chỉ là công việc mang tính hành chính, bảo đảm thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành mà còn là nền tảng quan trọng để xây dựng chính quyền số, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính và phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị. Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả các công việc, từ chỉ đạo, điều hành đến thực hiện giải quyết công việc đối với tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, tài liệu.

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quy định thống nhất nguyên tắc, trình tự và trách nhiệm trong hoạt động văn thư của các cơ quan, tổ chức. Theo Nghị định, văn bản phải được soạn thảo, ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Văn bản đi, văn bản đến được quản lý tập trung tại bộ phận văn thư, đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao kịp thời; văn bản khẩn phải được xử lý ngay sau khi tiếp nhận. Đồng thời, các cơ quan, tổ chức phải theo dõi quá trình gửi, nhận, xử lý văn bản; lập và nộp lưu hồ sơ theo quy định; quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đúng quy định và bảo đảm hệ thống quản lý văn bản đáp ứng các yêu cầu theo Nghị định.

Tại Điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ và mục đích ban hành. Đơn vị, cá nhân được giao có trách nhiệm xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn; thu thập, xử lý thông tin; soạn thảo văn bản đúng quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, bản thảo và tài liệu kèm theo phải được cập nhật trên Hệ thống để phục vụ việc góp ý, chỉnh sửa và hoàn thiện. Cá nhân được giao soạn thảo chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về nội dung bản thảo trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo, quản lý, ban hành, tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đi-đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Theo Luật Lưu trữ, hoạt động lưu trữ bao gồm các nội dung: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ. Luật quy định người được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, chỉ đạo, kiểm tra việc lập và nộp lưu hồ sơ; người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị theo đúng quy định.

Nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ từ các bước duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản đi; bút phê chuyển xử lý, phân phối giải quyết văn bản đến thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đến việc tham mưu, giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành văn bản chỉ đạo, đồng thời kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc. Việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản ban hành, việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị. Việc vào số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, độ khẩn; ký số của cơ quan, tổ chức; phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Việc xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; lập hồ sơ và giao nộp hơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, tổ chức.

Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan”.

Qua dẫn chứng trên cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của mỗi cơ quan, tổ chức, từ Thủ trưởng đến nhân viên khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì phải thực hiện một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ và chịu trách nhiệm với công việc được giao theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân theo quy định của pháp luật.

Do đó, vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với nền hành chính công vô cùng quan trọng. Là hoạt động đảm bảo mọi thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị; cung cấp những văn bản, tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, nghiên cứu khó học, văn hoá, xã hội,… Qua đó, giúp cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý được toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ, công chức, viên chức, người lao động xử lý, giải quyết mọi công việc nhanh chóng, thuận tiện hiệu quả. 

Chuyển đổi số đã được Đảng và Nhà nước xác định là một trong ba trụ cột đột phá phát triển đất nước trong kỷ nguyên mới. Năm 2020, Chính phủ ban hành Quyết định 749/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng 2030, với ba trụ cột: Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số. Nghị quyết 57/2024 xác định chuyển đổi số là đột phá chiến lược, đặt mục tiêu đến năm 2030, kinh tế số đạt 30% GDP, và đến 2045 đạt 50% GDP.

Một số mục tiêu cơ bản về phát triển Chính phủ số, nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động là: xây dựng nền hành chính hiện đại, hoạt động trên môi trường số; đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành dựa trên dữ liệu số; tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước; nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình; đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, giảm thời gian và chi phí thực hiện; nâng cao tính công khai, minh bạch, trách nhiệm giải trình và lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị, các bộ, ngành và địa phương đã ban hành, triển khai kế hoạch chuyển đổi số giai đoạn mới. Trong đó, Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW của Ban Chỉ đạo Trung ương được ban hành nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện, đồng bộ, phục vụ sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành, cải cách thủ tục hành chính và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Kế hoạch tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm như chuẩn hóa hạ tầng số, phát triển và kết nối các cơ sở dữ liệu, nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ và tăng cường ứng dụng công nghệ số trong quản lý, điều hành

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số đã tạo ra bước chuyển mạnh mẽ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các cơ quan nhà nước đang từng bước thay thế phương thức quản lý truyền thống bằng hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử, sử dụng chữ ký số, số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu và kho lưu trữ điện tử. Điều này góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm chi phí hành chính, nâng cao tính minh bạch, bảo đảm an toàn thông tin và tạo thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác tài liệu.

Đối với chính quyền cấp xã, công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, là nền tảng bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc. Thông qua việc quản lý hồ sơ, tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản, lưu trữ và khai thác tài liệu, công tác văn thư, lưu trữ cung cấp nguồn thông tin, dữ liệu có giá trị pháp lý, thực tiễn và lịch sử, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, giải quyết thủ tục hành chính, cũng như đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của tổ chức, công dân. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ không chỉ giúp người đứng đầu cơ quan quản lý, điều hành công việc một cách khoa học, thống nhất, mà còn hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức xử lý công việc nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy hành chính, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, hiệu lực và hiệu quả.

Để đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ cần thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin. Đồng thời, các cơ quan cần tiếp tục đầu tư hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, phần mềm quản lý văn bản và lưu trữ điện tử; thực hiện nghiêm các quy định về lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, bảo quản tài liệu và bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin.

Bên cạnh đó, mỗi cán bộ, công chức cần nâng cao nhận thức về trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng văn bản và hồ sơ điện tử; chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; chủ động thực hiện lập hồ sơ công việc ngay trong quá trình giải quyết nhiệm vụ để tạo thuận lợi cho việc quản lý, khai thác và lưu trữ lâu dài.

Có thể khẳng định rằng, công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên mà còn là một trong những yếu tố quan trọng góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số. Việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý thông tin, bảo đảm tính liên tục, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan nhà nước, đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ là góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, công khai, minh bạch và phục vụ Nhân dân ngày càng tốt hơn.